Datenschutz bei ayonto Drive.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für dieses Portal ist die Ayonto UG (haftungsbeschränkt), Siegfriedstr. 49–60, 10365 Berlin, Telefon +49 (0) 30 232 55 74 90, E-Mail ot.noya@lagel. Datenschutzanfragen nehmen wir auch über unser Kontaktformular entgegen. Soweit wir Dateien ausschließlich im Auftrag unserer Kunden verarbeiten, richten sich Verantwortlichkeit und Weisungen nach dem jeweiligen Vertrag (Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO).

2. Was wir verarbeiten und warum

Für die Bereitstellung des Portals verarbeiten wir insbesondere geschäftliche E-Mail-Adressen, Konten und Firmenzuordnungen, Rollen und Zugriffsrechte, Ordner- und Dateinamen, Dateigrößen, Titel und Nachrichten zu Sendungen, Uploads, Downloads, notwendige technische Sitzungsinformationen und sicherheitsrelevante Protokolle. Hochgeladene Dateien werden in den vorgesehenen Kundenordnern gespeichert, um sie dem berechtigten Team zur Verfügung zu stellen. Über neue Sendungen benachrichtigen wir unser Team per E-Mail. Wer auf einem Gerät Mitteilungen einschaltet, erfährt dort von neuen Dateien und Freigaben (Abschnitt 4).

Ihre E-Mail-Adresse erhalten wir von Ihrer Firma: Den Zugang des Konto-Admins legt ayonto im Rahmen der Zusammenarbeit an, weitere Personen lädt der Konto-Admin ein. Gibt eine Firma einzelne Ordner für weitere Personen frei (Ordnernutzer), erhalten wir deren E-Mail-Adresse von der Person der Firma, die die Freigabe einrichtet; die Ordnernutzer bekommen darüber eine E-Mail. Ohne E-Mail-Adresse können wir keinen Zugang einrichten; alle übrigen Angaben, etwa Nachrichten zu Sendungen, sind freiwillig.

Die Suche findet nur Ordner und Dateien, die Sie im Portal ohnehin sehen dürfen. Ihre Suchbegriffe speichern wir nicht; damit die Suche schnell antwortet, hält der Server ein Verzeichnis der Ordner- und Dateinamen im Arbeitsspeicher, das regelmäßig erneuert und nicht dauerhaft gespeichert wird.

3. Rechtsgrundlagen

Je nach konkretem Verhältnis stützen wir die Bereitstellung und Absicherung des Portals auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherer geschäftlicher Zusammenarbeit und Missbrauchsschutz) oder Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen). Für Inhalte, die wir als Auftragsverarbeiter verarbeiten, bestimmt der jeweilige Verantwortliche die Rechtsgrundlage.

4. Anmeldung, Cookies, Speicher im Browser und Mitteilungen

Sie melden sich über einen 15 Minuten gültigen Einmal-Link per E-Mail an oder – freiwillig – mit einem Google-Konto, dessen E-Mail-Adresse bei uns als Zugang hinterlegt ist. Mitarbeitende von ayonto nutzen ihr freigegebenes Google-Konto.

Bei der Anmeldung mit Google leitet Ihr Browser Sie zu Google; Google übermittelt uns dabei die E-Mail-Adresse des Kontos, ob Google sie bestätigt hat, eine Kennung des Kontos und gegebenenfalls die Domain Ihrer Organisation. Mit der bestätigten Adresse finden wir Ihren Zugang. Ist Ihr Google-Konto weder ein Gmail-Konto noch ein Google-Workspace-Konto Ihrer Organisation, bestätigen Sie die erste Anmeldung damit einmal über einen Link per E-Mail. Danach speichern wir zu Ihrem Zugang die Kennung des Kontos – nur als Hash – und den Zeitpunkt, um das Konto wiederzuerkennen. Diese Verknüpfung endet, wenn Ihr Zugang gesperrt oder aus einer Firma entfernt wird, spätestens mit Ihrem letzten Zugang. Weitere Daten aus Ihrem Google-Konto erhalten oder speichern wir nicht.

Cookies und Einträge im Speicher Ihres Browsers nutzen wir nur, soweit das Portal sie technisch braucht (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Cookies zur Analyse oder Werbung und Inhalte von Drittanbietern gibt es nicht. Im Einzelnen:

• ein Sitzungscookie (HTTP-only): Eine Kundensitzung endet spätestens nach sieben Tagen oder 24 Stunden Inaktivität, eine Admin-Sitzung nach zwölf beziehungsweise vier Stunden Inaktivität;
• kurzlebige Cookies (HTTP-only) für einzelne Schritte: der Zwischenstand der Anmeldung mit Google (10 Minuten), die Bestätigung der Google-Verknüpfung in diesem Browser (15 Minuten) und die Rückmeldung nach einer Aktion (15 Sekunden);
• ein Merker, solange die Seite sich im Hintergrund aktualisiert (höchstens 20 Sekunden), damit sich Ihre Sitzung dabei nicht verlängert;
• Ihre Einstellungen zur Darstellung – ob die Seitenleiste schmal oder breit ist und ob die Seiten hell oder dunkel erscheinen – erst, wenn Sie sie ändern, für ein Jahr und ohne Bezug zu Ihrer Person;
• während eines Uploads im lokalen Speicher Ihres Browsers: welche Datei (Ordner, Pfad, Name, Größe, Änderungsdatum) unter welcher Upload-Kennung läuft, damit ein unterbrochener Upload nach dem Neuladen weiterläuft. Ist der Upload fertig, wird der Eintrag gelöscht;
• Vorschaubilder Ihrer Dateien im Zwischenspeicher Ihres Browsers, höchstens eine Stunde; beim Abmelden wird er geleert;
• die Grundlage der App (Service Worker) und eine Seite für den Fall, dass keine Verbindung besteht – ohne Inhalte aus dem Portal und ohne Bezug zu Ihrer Person;
• wenn Sie Mitteilungen einschalten: ein Merkzeichen ohne Klartext, dass Sie sie in diesem Browser eingeschaltet haben, und wann die App zuletzt mit uns abgeglichen hat. Beim Ausschalten und beim Abmelden wird das Merkzeichen gelöscht;
• wenn Sie auf einem Android-Gerät Dateien aus einer anderen App mit ayonto Drive teilen: diese Dateien im Speicher Ihres Browsers, bis Sie das Ziel gewählt haben – höchstens 30 Minuten, beim Abmelden gelöscht. Erst wenn Sie sie senden, gehen sie an Google Drive.

Mitteilungen (Push) schalten Sie freiwillig je Gerät im Kontomenü ein, auf iPhone und iPad, nachdem Sie ayonto Drive zum Home-Bildschirm hinzugefügt haben. Ihr Browser legt dafür beim Mitteilungsdienst seines Herstellers eine Empfangsadresse und zwei Schlüssel an. Diese speichern wir verschlüsselt zu Ihrem Zugang, dazu eine grobe Angabe zum Gerät (etwa „iPhone · Safari“), wann Sie eingeschaltet haben und wann wir zuletzt zugestellt haben. Eine Mitteilung nennt nur den Namen der Firma sowie Anzahl und Größe der Dateien, nie Datei-, Ordner- oder Personennamen. Sie erscheint je nach Einstellung Ihres Geräts auch auf dem Sperrbildschirm. Mitteilungen enden, wenn Sie sie ausschalten, sich auf dem Gerät abmelden, das Gerät unter „Mein Zugang“ entfernen oder sich auf allen Geräten abmelden, wenn Ihr Zugang gesperrt wird oder endet, und spätestens 90 Tage, nachdem Sie ayonto Drive auf dem Gerät zuletzt geöffnet haben. Im Browser nutzen wir dafür nur, was für die von Ihnen gewünschten Mitteilungen nötig ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Vor dem ersten Zugriff auf den geschützten Bereich bestätigen Sie die Kenntnisnahme dieser Hinweise; erneut gefragt werden Sie erst, wenn sich die Hinweise ändern. Wir speichern dafür die bestätigte Version und den Zeitpunkt zu Ihrem Zugang. Diese Kenntnisnahme ist keine Einwilligung in zusätzliche Datenverarbeitungen.

5. Hosting, Google Drive und E-Mail-Versand

Die Anwendung und ihre Datenbank laufen auf unserem Server in Deutschland bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen. Der Datenverkehr zwischen Ihrem Browser und drive.ayon.to läuft über das Netzwerk der Cloudflare Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA, das Angriffe erkennt und abwehrt. Dabei verarbeiten beide technische Verbindungsdaten wie Ihre IP-Adresse.

Hochgeladene Dateien speichern wir in Google Drive (Google Workspace) der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Für diese Ablage haben wir in Google Workspace die Datenregion Europa eingestellt: Google speichert die Dateien in Rechenzentren in Europa. Beim Hochladen überträgt Ihr Browser die Inhalte direkt an Google; Google erfährt dabei auch Ihre IP-Adresse. Anmeldelinks und Benachrichtigungen versenden wir über Mailgun (Mailgun Technologies, Inc., 112 E Pecan St. #1135, San Antonio, TX 78205, USA) mit Servern in der EU.

Alle vier verarbeiten die Daten in unserem Auftrag; mit ihnen bestehen Verträge über Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Für mögliche Übermittlungen in die USA sind Cloudflare, Google und Mailgun nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO).

Mitteilungen stellt der Mitteilungsdienst des Herstellers Ihres Browsers zu – Google (Chrome, Android), Apple (Safari), Mozilla (Firefox) oder Microsoft (Edge); welcher, bestimmt Ihr Browser. Der Inhalt ist Ende-zu-Ende verschlüsselt, nur Ihr Gerät kann ihn lesen. Der Dienst erfährt die Empfangsadresse, den Zeitpunkt und technische Verbindungsdaten unseres Servers, aber nicht, worum es geht.

Ausgenommen ist die Anmeldung mit Google: Dabei melden Sie sich bei Google an, und Google verarbeitet Ihre Kontodaten in eigener Verantwortung nach den Datenschutzbestimmungen von Google.

6. Zugriffe, Sicherheit und Speicherung

Über die Firmen- und Rollenverwaltung begrenzen wir den Zugriff auf jeweils berechtigte Personen. Innerhalb Ihrer Firma sehen alle Personen mit Zugang bei den Dateien, wer sie gesendet hat; Konto-Admins sehen außerdem Adressen, Rollen und letzte Aktivität ihres Teams. Ordnernutzer sehen nur die Ordner, die ihnen freigegeben sind, und darin, wer welche Datei gesendet hat; mit der Freigabe erfahren sie die E-Mail-Adresse der Person, die sie eingerichtet hat. Die Firma sieht, wem sie welche Ordner freigegeben hat und wann sich Ordnernutzer zuletzt angemeldet haben. Mitarbeitende von ayonto sehen für Betreuung und Support die Zugänge, Sendungen und das Protokoll.

Sitzungskennungen werden serverseitig nur als Hash gespeichert, ausgewählte personenbezogene Daten verschlüsselt. Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir Anfragen je IP-Adresse und Zugang im Arbeitsspeicher des Servers; im Protokoll steht die IP-Adresse nur pseudonymisiert. Datei- und Kontometadaten sowie sicherheitsrelevante Vorgänge werden verarbeitet, soweit sie für Nutzung, Support und Sicherheit notwendig sind. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.

7. Speicherdauer und Löschung

Hochgeladene Dateien bleiben im Kundenordner, bis Sie oder wir sie löschen. Gelöschte Dateien und Ordner liegen 4 Wochen im Papierkorb und lassen sich wiederherstellen; danach entfernt Google sie nach 30 Tagen endgültig. Ihre E-Mail-Adresse und Zugänge speichern wir, solange Sie Zugang zu mindestens einer Firma oder einem freigegebenen Ordner haben; endet der letzte Zugang, löschen wir sie sofort. Einträge im Protokoll (Anmeldungen, Uploads, Downloads, Änderungen) löschen wir nach 180 Tagen automatisch, Anmeldelinks einen Tag nach Ablauf oder Nutzung, abgelaufene Sitzungen laufend. Empfangsadressen für Mitteilungen löschen wir, sobald die Mitteilungen enden (Abschnitt 4); eine Mitteilung, die ein Gerät binnen 24 Stunden nicht erreicht, verfällt. Server-Log-Dateien werden täglich neu angelegt und nach 14 Tagen gelöscht.

Im Übrigen speichern wir Daten, bis der Zweck entfällt, etwa mit dem Ende der Zusammenarbeit. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, zum Beispiel aus dem Steuer- oder Handelsrecht, bleiben unberührt.

8. Ihre Rechte

Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Gegen Verarbeitungen aufgrund berechtigter Interessen können Sie Widerspruch einlegen. Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren; für uns zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin (datenschutz-berlin.de). Zur Ausübung Ihrer Rechte nutzen Sie bitte die oben genannten Kontaktmöglichkeiten; bei Verarbeitung im Auftrag eines Kunden kann dessen zuständige Stelle Ansprechpartner sein.

9. Änderungen

Die Datenschutzhinweise werden bei Bedarf aktualisiert und mit einer neuen Version versehen. Bei Ihrer nächsten Anmeldung werden Sie erneut um Kenntnisnahme gebeten.